Organisation des départs en congés payés

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Sommaire

L'organisation des départs en congés : un pouvoir de l'employeur

Tout salarié, quels que soient la durée de son contrat, ses temps et horaire de travail et son ancienneté, a droit à des jours de congés payés par son employeur. 

Pour rappel, la période de prise des congés payés et l’ordre des départs en congé des salariés pendant cette période peuvent être fixés par voie conventionnelle. À défaut de l’existence d’un accord, il incombe à l’employeur, après consultation du Comité Social et Economique (CSE) s’il existe, de définir d’une part, la période de prise des congés payés de ses salariés et d’autre part, l’ordre des départs en congé en tenant compte des critères légaux applicables (la situation de famille des salariés bénéficiaires, la durée de service au sein de l’entreprise…).

Attention : des délais de prévenance sont à respecter

  • Vous désirez imposer une période de congés : vous devez porter les dates à la connaissance de vos salariés au moins 2 mois à l’avance ;
  • Quant à l’ordre des départs en congé, il doit être communiqué, par tout moyen, à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ, sous peine de devoir indemniser le salarié qui n’aurait pas pris ses congés. Même délai d’un mois en cas de modification des dates de congés préalablement autorisées.

Précision : en qualité d’employeur, vous devez veiller à ce que tous vos salariés puissent bénéficier de leurs droits à congés, faute de quoi vous engageriez votre responsabilité.

L’autorisation préalable de l’employeur : une nécessité pour tout départ en congé du salarié

La plupart du temps, il est d’usage que le salarié soumette ses souhaits de dates de congés à son employeur. L’employeur, en vertu de son pouvoir de direction, peut librement accepter ou refuser de les lui accorder même si, en pratique, il est généralement tenu compte des souhaits du salarié lorsque l’organisation le permet. En cas de refus de l’employeur, le congé est alors pris à une autre date.

En aucun cas, le salarié ne saurait prendre ses congés à une date, ou pour une durée fixée unilatéralement par lui, sans une autorisation préalable de son employeur.

Le salarié qui prendrait ses congés sans l’autorisation préalable de son employeur pourrait faire l’objet d’une sanction disciplinaire allant du simple avertissement au licenciement pour faute grave. En effet, l’absence inopinée d’un salarié serait susceptible de désorganiser l’activité de l’entreprise et constituerait, de ce fait, une faute grave justifiant le licenciement.

Remarque : en qualité d’employeur, vous devez être vigilant quant au respect des délais légaux lors de la fixation ou de la modification des dates de congés. En effet, l’inexécution par l’employeur de ses obligations en matière de fixation des plannings peut constituer une circonstance atténuante du salarié parti en congé sans autorisation.

Quelle forme doit prendre l’autorisation préalable ?

Ceci étant dit, l’autorisation préalable de prise de congé du salarié doit-elle être donnée expressément ? Le silence de l’employeur vaut-il accord ?

Le Code du Travail ne précise pas le formalisme à respecter dans le cadre des demandes de prise de congés, tant pour la demande du salarié que pour la réponse de l’employeur.

Ainsi, l’autorisation préalable peut être tacite en l’absence de règle contraire applicable au sein de l’entreprise.

Mais comment distinguer alors l’autorisation tacite de l’absence d’autorisation préalable ? Que se passe-t-il lorsque l’employeur omet de répondre à une demande de congés de son salarié ?

Dans certaines hypothèses, le silence de l’employeur peut valoir accord.

En effet, la Cour de Cassation a récemment admis que lorsque le salarié sollicite une autorisation de prendre des congés, mais que son employeur ne lui répond pas expressément, le salarié peut considérer que sa demande est acceptée et ne commet pas de faute en partant en congés à la date souhaitée.

Selon les faits de l’espèce, aucune consigne ou disposition au sein de la société n’imposait au salarié d’obtenir un accord exprès de l’employeur à sa demande de congé. L’employeur n’ayant pas expressément refusé sa demande de congés, le salarié pouvait considérer que sa demande était acceptée.

En d’autres termes, s’il existe une consigne claire au sein de l’entreprise, un usage ou une disposition conventionnelle, imposant que toute absence prévisible du salarié fasse l’objet d’une autorisation préalable et expresse de la direction, tout salarié qui partirait en congé sans votre accord commettrait une faute et ne pourrait se prévaloir d’un accord tacite de votre part (résultant de votre silence) pour échapper à une sanction.

À l’opposé, faute de consigne imposant l’accord exprès préalable de l’employeur à une demande de congés, votre silence vaudrait, pour le salarié, acceptation tacite de sa demande.

Le conseil ARAPL​​

Votre salarié souhaite prendre quelques jours de repos. Ne négligez pas sa demande… Même si aucun formalisme n’est exigé pour y répondre, pensez à privilégier l’écrit afin d’éviter tout litige futur. A défaut de réponse de votre part, il pourrait en effet penser – de bonne foi – que votre silence vaut acceptation.

Par ailleurs, n’oubliez pas de respecter les délais de prévenance prévus par la loi. Imposer ou modifier des jours de congés nécessite de s’y prendre à l’avance.

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