L’obligation de conservation des documents comptables
Fonctionnement actuel du RSI
Les documents comptables et les pièces justificatives des entreprises doivent être conservés pendant une durée fixée par la loi.
Les documents visés sont les suivants :
- les livres et registres comptables (livre-journal, grand livre, etc.) ;
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
- les balances générales et les liasses fiscales ;
- le fichier des écritures comptables (“FEC”) ;
- les factures émises et reçues ;
- les bons de commande, de livraison et de réception ;
- les justificatifs de frais professionnels ;
- les pièces relatives à la TVA (déclarations de TVA, justificatifs de déduction ou d’autoliquidation) ;
- les déclarations fiscales (déclaration de bénéfices non commerciaux n° 2035, déclarations de TVA, déclaration de CFE…) ;
- les relevés bancaires professionnels et les pièces de justification des flux ;
- les documents relatifs aux réductions d’impôt, crédits d’impôt ou exonérations ;
- les données, fichiers et traitements informatiques utilisés pour tenir la comptabilité ou établir les déclarations ;
- les éléments qui permettent de rattacher une facture à l’opération qu’elle justifie (la « piste d’audit fiable ») et ceux liés à la facturation électronique.
Ces documents peuvent être conservés sur papier ou au format numérique.
L’allongement à 10 ans du délai de conservation
Ce que dit la loi
Jusqu’à présent, l’obligation de conservation était de 6 ans pour les livres, registres, documents et pièces sur lesquels l’Administration peut exercer son droit de contrôle (LPF, art. L 102 B).
L’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte ce délai à 10 ans.
L’objectif de cette mesure est d’aligner cette durée sur celle du droit de reprise de l’Administration, c’est-à-dire le délai dont elle dispose pour contrôler et réclamer des impôts.
Le délai court à partir de la date de la dernière opération inscrite sur le livre ou le registre, ou de la date d’établissement du document ou de la pièce.
À partir de quand ?
Le nouveau délai s’applique aux documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
Ainsi, pour savoir quels documents conserver pendant le nouveau délai, il faut faire un test document par document.
Exemple :
Une facture établie le 30 juin 2020 pouvait être détruite à compter du 30 juin 2026 : son délai de 6 ans est écoulé avant le 1er janvier 2027. Elle n’est pas concernée par le nouveau délai.
À l’inverse, une facture établie le 31 mars 2021 aurait pu être détruite à partir du 31 mars 2027. Son délai expire après le 1er janvier 2027, elle doit donc être conservée 10 ans, soit jusqu’au 31 mars 2031.
Quels documents sont concernés par le nouveau délai ?
Sont concernés tous les documents qui peuvent servir de support à un contrôle fiscal : factures émises et reçues, livres comptables, relevés bancaires professionnels, justificatifs de frais, pièces relatives à la TVA et déclarations fiscales. Ces documents correspondent aux listes de la partie précédente.
En revanche, d’autres documents relèvent de délais fixés par d’autres textes et ne changent pas. C’est le cas par exemple :
- des bulletins de paie (l’employeur les conserve 5 ans),
- du registre unique du personnel (5 ans à compter du départ du salarié),
- des documents relatifs aux charges sociales (3 ans),
- des statuts d’une société (5 ans après sa dissolution ou sa radiation).
Attention toutefois : si l’un de ces documents sert aussi à justifier une écriture comptable, retenez le délai le plus long.
Adaptez votre politique d'archivage
Avec l’allongement de la durée de conservation, le volume de documents comptables à archiver va doubler. Il est peut-être temps de revoir votre organisation.
- Commencez par vérifier votre calendrier de destruction : les purges annuelles doivent désormais tenir compte du délai de 10 ans, et de la date de chaque document.
- Dressez ensuite un tableau des durées de conservation par type de document, car certains gardent des délais plus courts.
- Si vous gardez encore beaucoup de papier, l’archivage numérique devient plus intéressant, avec un classement par année et par nature de document, et une sauvegarde régulière.
- Vérifiez enfin que vos fichiers restent lisibles dans le temps, que vos logiciels ne suppriment pas automatiquement les anciennes données.
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