Les dépenses d’entretien et de réparation courantes déductibles
Les dépenses d’entretien et de réparation courante du mobilier, du matériel et des locaux à usage professionnel ont un caractère déductible :
- nettoyage (frais d’acquisition des produits et du petit matériel de nettoyage ou sommes versées à un prestataire dans le cadre d’un contrat de nettoyage des locaux ou d’un contrat de vitrerie),
- menues réparations,
- changements de pièces usagées (serrures, robinets, tapis, etc..),
- contrats d’entretiens des matériels (contrats de maintenance informatique, d’un copieur, etc…).
Les frais d’acquisition et de blanchissage des vêtements et du linge professionnel sont à porter en entretien-réparations ou à la ligne 30 « autres frais divers de gestion ».
Les dépenses de réparation déductibles
Il s’agit des dépenses qui, à leur date de paiement, ont pour seul objet de maintenir une immobilisation en état normal d’utilisation jusqu’à la fin de la période d’amortissement restant à courir, sans augmenter sa valeur ni sa durée d’immobilisation.
Lorsqu’il s’agit de dépenses incombant normalement au propriétaire, les dépenses de réparation doivent se rapporter à des biens utilisés pour l’activité professionnelle et inscrits sur le registre des immobilisations et des amortissements. Les professionnels propriétaires d’un local au sein d’une copropriété non inscrit au registre des immobilisations et des amortissements ne peuvent pas porter en déduction l’intégralité des sommes versées, figurant sur les relevés de charges. Seules peuvent être déduites les charges qui auraient pu être récupérées auprès d’un locataire si le local avait été loué. Généralement, le relevé de charges adressé par le syndic donne la ventilation des charges récupérables et non récupérables.
Au niveau de la jurisprudence, sont considérées comme des dépenses professionnelles déductibles :
- les travaux périodiques de peinture, nettoyage, réfection partielle de la plomberie et de l’électricité ;
- les dépenses qui correspondent à la fourniture et la pose d’une moquette en vue de remplacer, sans amélioration, une moquette usagée ;
- les dépenses d’un montant de 18 326 F en 1998 (soit 2 793, 78 euros aujourd’hui), exposées par un professionnel pour effectuer des travaux de peinture dans son nouveau cabinet dentaire, même si elles sont intervenues peu de temps après la prise en location du local.
Si vous êtes locataire du bien, et que vous supportez des dépenses de réparation, l’application des règles de déduction que nous venons de citer ne pose difficulté.
Cependant, si vous êtes propriétaire du bien qui fait l’objet des dépenses de réparation, leur déduction est conditionnée à l’inscription de ce bien sur le registre des immobilisations et des amortissements. Sinon, seules les réparations qui auraient été à la charge du locataire si le bien avait été loué, peuvent être admises en déduction.
Les dépenses d’entretien et de réparation non déductibles
Ne sont pas déductibles et doivent être amorties, les dépenses de réparation qui ont pour effet à la date de leur paiement de :
- l’amélioration ou l’aménagement d’un bien inscrit au registre des immobilisations et des amortissements ou qui entrainent normalement une augmentation de sa valeur ;
- l’entrée d’un nouvel élément dans le patrimoine professionnel ;
- de prolonger d’une manière notable la durée probable d’utilisation d’un bien inscrit au registre des immobilisations et des amortissements.
Il en va également ainsi des dépenses de réparation qui portent sur des immobilisations non inscrites sur ce registre et qui ne seraient pas à la charge du locataire si le bien était loué.
Dès lors, doivent être amortis :
- les travaux de réfection et d’agrandissement excédant ce qui est nécessaire à la simple remise en état du local existant ;
- les travaux ayant pour objet la transformation d’un appartement en bureaux.
Par ailleurs, les dépenses de décoration ne peuvent être déduites ni donner lieu à un amortissement.
Le conseil ARAPL
Chaque cas est en réalité une situation de fait, indépendamment même du montant de la dépense. Si vous avez un doute, il est possible de joindre « une mention expresse » à la déclaration 2035 permettant d’informer l’administration fiscale de la déduction appliquée et de l’explication apportée. Vous pouvez aussi utiliser la procédure de « rescrit » en interrogeant l’administration sur l’application d’une règle fiscale et sur ses effets dans votre cas particulier. En réponse, elle vous donnera son interprétation des textes fiscaux au vu de votre situation.
