Les frais de repas

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Sommaire

Les repas d’affaires pris dans le cadre de voyages

Les frais correspondant à des repas d’affaires ou des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (formations, séminaires…) sont déductibles s’ils sont dans l’intérêt de votre activité, s’ils sont dûment justifiés et s’ils sont dans un rapport normal avec votre activité et l’avantage que vous en attendez.

Exemple : Un agent d’assurance avait organisé un repas réunissant un avocat, deux mandataires liquidateurs, ainsi que les épouses respectives de ces trois invités. La note du restaurant, non étoilé, mais tout de même mentionné au Guide Michelin, s’élevait à 1600 euros. Les juges d’appel ont relevé que :
- l’assureur avait été, était ou allait être en relation d’affaires avec ses trois invités ;
- la dépense qui n’était pas manifestement disproportionnée avec le chiffre d’affaires du cabinet et au regard des affaires qui lui ont été apportées par les invités, était bien nécessaire à son activité (Cour administrative d’appel de Lyon, 19 août 2010).

Les frais de repas liés à l’éloignement du domicile

L’Administration admet, sous certaines conditions, la déductibilité des seuls frais supplémentaires de repas exposés régulièrement sur le lieu d’exercice de votre activité.

Ces règles de déduction ne s’appliquent pas aux frais de restaurant correspondant à des repas d’affaires ou à des repas pris dans le cadre de voyages professionnels tels que congrès ou séminaires qui sont déductibles pour leur montant total.

L’Administration n’a pas précisé la situation des professionnels qui supportent occasionnellement et non régulièrement des frais de repas sur leur lieu de travail. A défaut de précision, la déduction des frais occasionnels de repas ne devrait pas être soumise aux conditions particulières prévues pour les frais supplémentaires de repas exposés régulièrement sur le lieu de travail. Ainsi, les frais de repas pris occasionnellement sur le lieu de travail peuvent, selon nous, être portés en déduction pour leur montant total à partir du moment où le professionnel peut démontrer qu’ils sont nécessités par l’exercice de la profession.

Les frais supplémentaires de repas doivent résulter de l’exercice normal de la profession et non de simples convenances personnelles. Cette condition est réputée remplie lorsque la distance entre vos lieux d’exercice et votre domicile empêche que le repas soit pris au domicile.

Bien entendu, les lieux où s’exerce votre activité ne doivent pas être anormalement éloignés de votre domicile sauf à justifier que cet éloignement résulte de circonstances indépendantes de votre volonté.

Seuls sont donc déductibles les frais supplémentaires de repas exposés qui correspondent à une charge effective et justifiée. Vous devrez donc être en mesure de produire toutes pièces justificatives permettant d’attester de la nature et du montant de ces dépenses.

On rappelle à cet égard qu’aucune déduction forfaitaire des frais de repas n’est admise.

En effet, la solution qui autorise les salariés à évaluer la dépense supplémentaire, par repas, à une fois et demie le montant du minimum horaire garanti ne s’applique pas aux professionnels relevant des BNC.

Important : L'Administration se réserve la faculté d'apprécier au cas par cas les critères de déductibilité des frais de repas. Vous devez donc :
- démontrer le caractère déductible des frais sur chacune de vos pièces justificatives ;
- préciser le cas échéant sur une mention expresse jointe à la déclaration n° 2035, les motifs qui vous conduisent à prendre vos repas régulièrement sur votre lieu de travail ou exposer votre situation dans le cadre de la procédure de rescrit.

Les frais de repas pris en compte pour le calcul de la déduction sont plafonnés à 19,10 € TTC en 2021.

Important : Toutefois, l'Administration admet dans des circonstances exceptionnelles, liées notamment aux nécessités de l'activité professionnelle et au niveau élevé des prix des restaurants existant sur le lieu d'exercice de l'activité, que la totalité des frais supplémentaires de repas puisse être portée en déduction.

La déduction porte uniquement sur le coût supplémentaire du repas pris sur le lieu de travail par rapport au coût d’un repas pris à domicile qui est évalué forfaitairement à 4,95 € TTC en 2021.

Ainsi, pour un repas, le montant maximum déductible est limité à la différence entre :

  • le prix du repas éventuellement plafonné;
  • le coût forfaitaire d’un repas pris à domicile.

 

En 2021, le montant maximum déductible est égal à 19,10 € – 4,95 € = 14,15 € par repas.

Exemple: un architecte a exposé en juin 2021, les frais de restaurant suivants :
- 5 repas à 20 € ;
- 10 repas à 15 €.

Il dispose pour chacun de ces repas d'une note de restaurant accompagnée d'une facturette de carte bancaire. Les 5 repas à 20 € sont plafonnés individuellement à 19,10 € et diminués du coût forfaitaire d'un repas pris au domicile soit 19,10 € - 4,95 € = 14,15 €. Les 10 repas à 15 € doivent seulement être diminués du coût forfaitaire d'un repas pris au domicile soit 15 € - 4,95 € = 10,05 €.

Cet architecte peut donc déduire au titre des frais supplémentaires de repas : (14,15 x 5) + (10,05 x 10) = 70,75 € + 100,50 € = 171,25 €.
Si le professionnel a déduit la totalité de la dépense, il doit effectuer une réintégration à la ligne 36 CC « divers à réintégrer » de l'annexe n° 2035 B.

Et les frais de réception à domicile dans tout ça ?

Les dépenses relatives à l’organisation de repas d’affaires à votre domicile peuvent être admises en déduction, sous réserve que vous démontriez l’existence d’un lien direct avec l’exercice de votre profession et que vous disposiez de pièces justificatives détaillées (on ne le répètera jamais assez, les pièces justificatives c’est le plus important, donc toujours à bien conserver !).

L’importance de l’existence de pièces justificatives détaillées est selon nous primordiale.

À titre d’illustration, à l’occasion d’un contrôle, l’administration fiscale avait réintégré une quote-part de frais de repas exposés par une SCM à raison de déjeuners pris par un professionnel, son associé ainsi que leurs salariées, certains samedis, dans des restaurants proches du cabinet d’orthodontie. Le professionnel faisait valoir que le cabinet restait ouvert ces jours-là en continu, ce qui obligeait les praticiens et leur personnel à déjeuner dans un temps très court. Il produisait également des attestations établies par ses deux collaboratrices salariées et des factures de restaurant. Sans remettre en cause le principe de la déduction, la cour administrative d’appel de Nantes a estimé que ces documents, dépourvus de précisions sur le nombre de repas et l’identité des convives, ne suffisaient pas à établir la réalité des frais dont le professionnel demandait la déduction.

De même, un conseil juridique n’a pas été admis à déduire les frais de réception et d’hôtel, notamment à Nuits-Saint-Georges, Pornichet, Château-Thierry, La Baule, Coulommiers, Courchevel, Chantilly, Lyon ou encore Cannes dès lors qu’il s’est contenté :

  • d’invoquer l’importance pour sa profession, des réunions et des rencontres physiques avec les clients et prospects et des visites de site permettant d’étudier les projets et le cas échéant de ne pas donner suite à ceux dont la rentabilité ou la faisabilité ne serait pas garantie ;
  • de produire, à l’appui de ces allégations, quelques attestations établies en des termes peu circonstanciés par les bénéficiaires des frais litigieux.

En outre, le lien direct avec l’exercice de la profession doit être prépondérant.

Dans ces conditions, les frais de réception exposés par un professionnel, à l’occasion de son mariage, ne constituent pas des dépenses déductibles, bien que la plupart des invités fasse partie de sa clientèle.

Afin d’éviter des difficultés de justification de ces dépenses dans l’éventualité d’un contrôle, il est recommandé :

  • de réclamer un justificatif à l’occasion de chaque repas d’affaires ;
  • de porter l’identité des bénéficiaires au verso des justificatifs.

L’Administration fiscale peut se montrer très tatillonne sur la déductibilité de ces frais.

Ainsi, elle n’a accepté, pour un professionnel travaillant seul, la déduction du prix de capsules « NESPRESSO » qu’à hauteur de 60 capsules par mois, ce que par ailleurs le juge a validé dès lors que ledit professionnel ne justifiait pas d’éléments précis permettant d’accepter une déduction d’un nombre de capsules plus élevé.

Les frais de réception et de représentation ne peuvent pas être déterminés forfaitairement.

Cependant, les médecins conventionnés du secteur 1 bénéficient d’une tolérance administrative et peuvent déduire ces frais ainsi que certains autres, sous certaines conditions, en appliquant la déduction forfaitaire de 2 % au montant brut de leurs recettes.

La déductibilité de la TVA des dépenses de repas et de restauration

Les dépenses de repas et de restauration sont soumises au droit à déduction dans les conditions de droit commun, quelque soit le bénéficiaire (tiers, dirigeant ou salarié). La taxe est donc déductible à la condition que :

  • la dépense soit nécessaire à l’exploitation et utilisée pour les besoins d’opérations ouvrant droit à déduction.

Conseil : Afin de justifier de cette condition, nous vous conseillons de porter sur les factures délivrées par le restaurateur l’identité et la qualité des bénéficiaires.

  • la taxe correspondante figure distinctement sur la facture d’achat comportant les mentions obligatoires et notamment l’identification complète du professionnel qui supporte la facture.

 Sur ce dernier point, l’Administration admet, pour les factures inférieures ou égales à 150 euros HT que cette identification ne soit pas mentionnée par le restaurateur mais inscrite par le professionnel lui-même dans un espace réservé sur le document remis. L’identification complète s’entend du nom ou de la raison sociale du client et de son adresse ou du lieu de son siège social.

Le conseil ARAPL

Que ce soit des repas d’affaires ou des frais de repas liés à l’éloignement du domicile, le mot d’ordre reste le même : ces frais doivent être appuyés par des justificatifs, des preuves sous forme de factures, de notes, de tickets, d’attestations du restaurateur, indiquant les dates, les lieux, les motifs et les personnes invitées.
Il est recommandé de conserver ces justificatifs cohérents et lisibles pendant trois années civiles consécutives.

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