Sommaire
Dans l’exercice d’une activité libérale, le professionnel est amené à supporter des dépenses de restauration pour lui-même, pour ses salariés, ou encore avec ses fournisseurs ou ses clients.
Il faut savoir que toutes ces dépenses ne sont pas admises fiscalement. Un cadre assez stricte s’applique s’agissant :
- de la déductibilité de ces frais du résultat BNC pour le calcul de l’impôt sur le revenu,
- et de la récupération de la TVA.
Nous allons vous présenter dans cet article les principes applicables pour chaque type de dépenses, les plafonds prévus et le formalisme à respecter pour fiabiliser votre fiscalité.
Déduction du résultat BNC
La dépense doit avoir un caractère professionnel
Conformément au principe général, seules les dépenses nécessitées par l’exercice de la profession sont déductibles du résultat BNC (CGI, art. 93). Les frais de restaurant ne font pas exception.
Les dépenses doivent être effectives et justifiées par une facture attestant du montant et de la date de la dépense.
En outre, elles doivent être en lien avec l’activité exercée et ne pas être excessives :
►Inviter un prospect au restaurant pour signer un nouveau contrat
►Déjeuner avec un fournisseur pour négocier de meilleurs prix
►Dîner avec un confrère pour discuter d’un dossier
Pour les repas pris par le professionnel libéral dans le cadre d’un congrès, d’une formation, ou d’un déplacement professionnel (hors bureau habituel), les repas sont également totalement déductibles.
Exception en cas de repas individuel pris au travail
Les dépenses présentant un caractère personnel ne sont pas déductibles.
Le repas du chef d’entreprise ou d’un salarié déjeunant seul correspond à une dépense personnelle qu’il aurait faite de toute façon en dehors de toute activité professionnelle.
L’Administration admet toutefois qu’un professionnel libéral déduise une partie de ses frais de repas lorsqu’ils sont engagés sur le lieu de travail et qu’il est dans l’impossibilité raisonnable de regagner son domicile entre deux rendez-vous, ou du fait d’horaires décalés, d’astreintes…
En pratique, l’Administration apprécie le lieu d’implantation de la clientèle, la nature de l’activité (si par exemple elle oblige de fréquentes interventions sur le terrain ou dans les entreprises), l’étendue et la configuration de l’agglomération où se trouve le domicile.
Bien entendu, le montant de la dépense doit être justifié par une facture ou une note de restaurant (voir plus loin) et ne pas être excessive.
Le montant du repas déductible est égal aux frais supplémentaires de repas, c’est-à-dire la valeur qui excède un montant que le professionnel aurait dépensé s’il avait déjeuné à domicile. Ce montant est revalorisé tous les ans (5,45 € en 2025).
En outre, le montant maximal de la note de restaurant est plafonné à un certain montant au-delà duquel la dépense sera considérée comme excessive (21,10 € en 2025).
Autrement dit :
- si le repas coûte moins de 5,45 €, il n’y a rien à déduire ;
- si le repas coûte 12 €, on peut déduire 12 – 5,45 = 6,55 € ;
- si le repas coûte plus de 21,10 €, on ne peut déduire que 15,65 € (21,10 – 5,45)..
Exemple : Un architecte dont le cabinet et le domicile se trouve à Paris visite un chantier en banlieue et déjeune au restaurant avant de rentrer au cabinet. Sa note de restaurant s’élève à 25 €.
Il peut déduire la part qui excède 5,45 € et jusqu’à la limite de 21,10 €, soit une dépense déductible de 15,65 €.
Attention : Les règles exposées ci-dessus ne concernent que les professionnels relevant du régime de la déclaration contrôlée (n° 2035). Les professionnels relevant du régime micro-BNC ne peuvent pas déduire leurs frais réels (ils bénéficient d’un abattement forfaitaire).
Repas “d’affaires” ou pris avec des tiers
Lorsqu’un repas est pris dans l’intérêt de l’entreprise, avec un client, un fournisseur, un confrère…, on parle de frais de représentation ou de repas d’affaires.
Ces frais engagés avec des tiers dans un but professionnel sont généralement déductibles à 100 %. Le lien avec l’activité libérale doit être clairement établi et la dépense ne doit pas être excessive au regard de la nature de l’activité exercée.
C’est pour cela qu’il est recommandé de mentionner sur la facture le nom des participants, le motif professionnel (réunion, négociation, accueil client) pour justifier la nature du repas en cas de contrôle.
Récupération de la TVA sur les frais de restaurant
La déductibilité de la TVA ne suit pas automatiquement la déductibilité fiscale.
TVA sur les repas individuels
La TVA sur les frais de repas “pris seul” par le professionnel libéral n’est jamais déductible. Il s’agit en effet d’une dépense personnelle et non d’une dépense professionnelle (même si une partie de la dépense peut être déductible du résultat BNC).
TVA sur les repas d’affaires ou repas client
En revanche, lorsqu’un repas est pris par le professionnel libéral ou ses salariés avec des tiers (client, prospect, fournisseur…) dans l’intérêt de l’exploitation, la TVA sur ce repas peut être récupérée selon les conditions classiques, à condition que la facture soit conforme (voir ci-après) et que l’entreprise puisse justifier le caractère professionnel.
Formalisme à respecter
Pour pouvoir déduire vos frais de repas et éventuellement récupérer la TVA, vous devez détenir un justificatif de la dépense.
Détention d’une facture conforme
- Une facture doit au minimum comporter les mentions suivantes (CGI, ann. II, art. 242 nonies A) :
- les nom, raison sociale et adresse du restaurant ;
- son numéro SIREN/SIRET ;
- son numéro de TVA intracommunautaire (s’il est assujetti) ;
- les nom, raison sociale et adresse du client (votre entreprise) ;
Attention : Si la facture est établie au nom d’un salarié ou d’une autre entreprise, la TVA ne sera pas déductible.
- la date de la facture ;
- la désignation des prestations (repas, boissons, etc.), la quantité, le prix unitaire HT ;
- le montant HT total, les taux de TVA appliqués et le montant de TVA ;
- le montant TTC à payer.
Tolérance : une note de restaurant pour les dépenses inférieures à 150 €
L’Administration a prévu une mesure de simplification pour les dépenses de restauration dont le montant n’excède pas 150 € HT.
Une note simplifiée établie par le restaurant peut suffire si elle mentionne :
- le montant HT,
- le taux et le montant de TVA
- et le montant TTC.
Important : Que vous ayez une facture ou une note de restaurant, il est fortement recommandé de noter au dos du document le nom des participants et le motif du repas pour justifier du motif professionnel en cas de contrôle qui peut intervenir des années après.
Points de vigilance
- Documenter le motif : pour tout repas d’affaires, inscrivez sur la facture ou dans vos documents le nom du client, l’objet de la rencontre, etc.
- Ne pas exagérer : des repas excessifs et répétés peuvent être contestés par l’Administration.
- Certains repas sont exclus : les repas pris à domicile sans justification de contraintes professionnelles particulières ne sont pas déductibles.
- Tenue de comptabilité rigoureuse : classez vos justificatifs, distinguez les repas “individuels”, les repas “d’affaires”, les repas en formation, les repas des salariés…
- Évolution annuelle des seuils : pour vos frais individuels de repas, les montants forfaitaires (plancher et plafond) sont revalorisés tous les ans. Vérifiez le montant au Bulletin officiel des impôts (BOI-BNC-BASE-40-60-60, § 130 et 170).
- Sécurisez votre TVA : même si vous êtes assujetti et que vous avez le droit de récupérer la TVA, la TVA n’est jamais déductible sur vos repas personnels.
- Ayez le réflexe de demander une facture : au-delà de 150 € HT, exigez une facture complète au restaurant.
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