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Sommaire

Obligation d’établir un bulletin de paie

Sous peine de sanctions civiles et pénales, vous avez, en tant qu’employeur, l’obligation de délivrer un bulletin de salaire au salarié qui travaille pour vous. Il doit lui être remis périodiquement, à l’occasion de chaque paie (mois, quinzaine, etc…).

Cette remise peut s’effectuer par tout moyen (remise en main propre, voie postale, etc..), sauf disposition conventionnelle ou usage imposant une modalité particulière. Il peut aussi être remis sous forme électronique avec l’accord du salarié. Dans tous les cas, vous devez en conserver un double pendant au moins 6 ans.

Contenu du bulletin de paie

Si la forme du bulletin de paie est libre, il doit comporter certaines mentions obligatoires. Toutefois, une présentation uniformisée est mise en œuvre pour en améliorer la lisibilité et simplifier la présentation de certaines informations à  mentionner sur le bulletin. Cette présentation standardisée est obligatoire pour tous les employeurs depuis le 1er janvier 2018.

Depuis 2019, La fiche doit mentionner les éléments suivants :

Zone

Eléménts

Zone 1 : identification de l'employeur et du salarié

  • Nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié)
  • Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou NAF) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro SIRET)
  • Convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail
  • Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique)
  • Période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)
  • Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)
  • Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail
  • Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

Zone 2 : salaire

  • Rémunération brute du salarié
  • Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
  • Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
  • Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail)
  • Montant effectivement reçu par le salarié
  • Date de paiement
  • Dates de congé et montant de l’indemnité de congés payés lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

Zone 3 : cotisations et contributions sociales

  • Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage
  • Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
  • Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)
  • Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

Zone 4 : net à payer et net imposable

Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

Zone 5 : mentions finales

  • Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales
  • Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée
  • En cas d'activité partielle, le nombre d'heures indemnisées

Le salarié peut contester le montant ou l’exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.

L’employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.

La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.

Exception à l’obligation d’établir un bulletin de paie

Si, en tant qu’employeur, vous vous acquittez des principales obligations administratives liées au recrutement et à l’emploi d’un salarié au moyen d’un titre emploi-service entreprise (TESE), vous n’êtes pas contraints d’établir un bulletin de paie : le titre simplifié s’y substitue.

En effet, les entreprises peuvent utiliser les TESE pour réaliser leurs formalités liées à l’embauche et leurs déclarations sociales dont la délivrance du bulletin de paie.

Pour ce faire, si vous avez adhéré au service TESE, vous devez transmettre ensuite chaque mois une déclaration contenant des informations destinées au calcul des cotisations et contributions sociales au moyen d’un volet social à partir de laquelle le centre national du TESE :

  • calcule les cotisations dues et met à votre disposition un décompte des cotisations sociales
  • et établit ou met à votre disposition le bulletin de paie et l’attestation fiscale pour les salariés.

Conseil ARAPL

En tant qu’employeur, vous êtes donc tenu (sauf certaines exceptions telles que dans le cas du TESE) de remettre à votre salarié un bulletin de paie, sous peine de sanctions civiles et pénales. Vous voyez que si le bulletin de salaire n’est soumis à aucune condition de forme, il comporte des mentions obligatoires exigées par le code du travail et/ou la Convention Collective applicable à votre secteur d’activité.

Nous ne pouvons qu’insister sur la nécessité de recourir aux services d’un expert-comptable pour l’établissement de vos bulletins de salaires, calcul des cotisations et déclarations aux organismes sociaux via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), et pouvoir bénéficier ainsi, de l’appui de ce spécialiste qui vous apportera toutes les garanties compatibles avec un strict respect de la législation. 

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