Utilisation d’un logiciel de comptabilité

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Sommaire

Validation des écritures

L’obligation d’absence de tout blanc ou altération imposée aux comptabilités manuelles s’applique aux comptabilités informatisées sous forme d’une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression. On distingue trois phases dans le processus de validation d’une écriture comptable :

  • avant la validation comptable d’une écriture : il est possible de modifier tout élément de l’écriture comptable ;
  • la validation comptable proprement dite : phase de traitement informatique volontaire activée grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l’écriture de telle façon que toute modification postérieure est impossible ;
  • après la validation comptable d’une écriture : le livre-journal d’une comptabilité informatisée ne présente un caractère régulier et probant qu’après validation des écritures comptables.

 

Les fonctions d’un logiciel qui permettent la suppression d’une écriture validée ou sa modification s’opposent alors au principe d’irréversibilité de l’enregistrement des écritures comptables. Ainsi, l’utilisation de ces fonctions est interdite. Un logiciel comptable qui ne garantit pas l’irréversibilité et l’intangibilité des écritures validées pourra constituer un élément conduisant à s’interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité.

Obligation de clôture et de conservation

Dans le cadre d’une comptabilité informatisée, une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements comptables est mise en œuvre au plus tard avant l’expiration de la période d’imposition suivante. Après la clôture, les fonctions du logiciel doivent seulement permettre la consultation des écritures, l’édition ou la réédition des états comptables. Le logiciel doit proposer une fonctionnalité d’exportation du fichier des écritures comptables. La réouverture d’un exercice clôturé à des fins de modification ou de suppression des écritures comptables est interdite.

Le délai général de conservation de 6 ans s’applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l’administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des professionnels astreints à tenir et présenter des documents comptables. Lorsqu’ils sont établis via un logiciel, ces documents doivent être conservés sur support informatique pendant au moins 3 ans. A l’issue de ce délai, et jusqu’à l’expiration du délai général de 6 ans, les documents sont conservés sur tout support aux choix du contribuable.

Par ailleurs, il est recommandé de mettre en place une procédure d’archivage pour figer l’ensemble des informations dont la conservation est obligatoire. Cette procédure doit être distinguée de la procédure de sauvegarde.

La procédure d’archivage vise les objectifs suivants :

  • donner date certaine aux documents et données pour une période (période comptable ; exercice comptable et fiscal). Le fichier « archives » peut comporter la date système de cette opération ;
  • copier sur support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système, en utilisant des formats de fichiers de type TXT ou CSV, par exemple.

 

La procédure d’archivage permet de générer un fichier « archives », lisible et exploitable indépendamment du système informatique. La sauvegarde intègre le plus souvent l’environnement informatique complet propre au système et selon un format qui peut être propriétaire qui ne permettra pas toujours de satisfaire aux obligations fiscales de conservation.

Fichier des écritures comptables

Depuis 2014, les contribuables dont la comptabilité est informatisée doivent, en cas de contrôle de l’Administration, présenter un « Fichier des écritures comptables ». Cela s’effectue par la remise, au début des opérations de contrôle, d’une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée. La copie doit répondre aux normes du « format standard » qui définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations.

En pratique, l’Administration a mis à la disposition des professionnels un logiciel permettant de contrôler le respect des normes édictées. Cet outil est dénommé « Test Compta Demat ».

En cas de vérification de comptabilité, le professionnel doit remettre ses documents comptables au début du contrôle sous forme dématérialisée. Cette remise de copies doit s’effectuer :

  • sur des disques optiques de type CD ou DVD non réinscriptibles et clôturés de telle sorte qu’ils ne puissent plus recevoir de données ;
  • ou, en accord avec le service vérificateur, sur d’autres supports tels que clé USB.

Le délai de 15 jours dont dispose le contribuable pour transmettre une copie de sa comptabilité à la demande de l’Administration, est un délai franc. Pour son calcul, il convient de ne retenir ni le jour de remise de la demande des copies, ni le jour de mise à disposition par le contribuable des copies demandées.

Une amende de 5 000 € (ou une majoration de 10 % des droits si elle est supérieure) est mise à la charge du contribuable pour :

  • défaut de présentation des documents, données et traitements nécessaires à la mise en œuvre des investigations ;
  • défaut de mise à disposition des copies des documents, données et traitements soumis au contrôle dans les délais et selon les normes prévues.

Elle ne s’applique qu’une fois au titre d’un même exercice, même en cas de traitements multiples au cours du contrôle.

Chaque ARAPL du réseau contrôle la capacité de ses adhérents à respecter cette obligation au travers d'une attestation de conformité produite par l'adhérent ou son conseil.

Dans le cadre de sa mission de sécurisation fiscale, au cours de son audit périodique, l’ARAPL, à laquelle adhère le professionnel, s’assure du respect des obligations relatives à l’établissement du fichier des écritures comptables.

Si la comptabilité de l’adhérent est tenue par un professionnel de l’expertise comptable, ce dernier atteste que le logiciel utilisé est conforme aux exigences techniques de l’administration en vertu d’une attestation fournie par l’éditeur de logiciel.

Si l’adhérent tient lui-même sa comptabilité, il atteste que le logiciel utilisé est conforme aux exigences techniques de l’administration, au moyen d’une attestation papier ou transmise de manière dématérialisée. Le cas échéant, il peut transmettre directement l’attestation fournie par l’éditeur de logiciel. En cas d’absence de production d’attestation, l’adhérent transmet le test de validité de son fichier des écritures comptables à l’ARAPL.

Comptabilité tenue sous forme de tableur

Le format de fichier produit par les tableurs, de type Excel, n’est pas autorisé pour la constitution du fichier des écritures comptables, qui impose des normes spécifiques.

Les professionnels qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée doivent être capable de produire un fichier des écritures comptables conforme. Si le fichier des écritures comptables présenté à l’Administration fiscale n’est pas conforme, une amende de 5 000 € par exercice est applicable ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une amende égale à 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Ainsi, en pratique, il convient soit de tenir une comptabilité sous format papier, soit d'utiliser des logiciels de comptabilité répondant aux exigences sus visées.

Le fichier des écritures comptables doit en principe comprendre toutes les écritures comptables hors écritures de centralisation.

Toutefois, une tolérance est prévue pour les professionnels imposés à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des micro-BNC (régime déclaratif spécial), qui tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et confient la tenue de leur comptabilité à un tiers. Ces tiers peuvent saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation au moins mensuelle, et non trimestrielle, des totaux de ces opérations. À ces conditions, l’Administration tolère que le fichier des écritures comptables ne comporte pas le détail des écritures comptables des recettes.

En cas de contrôle, le professionnel devra aussi présenter le détail de ses recettes, ainsi que les pièces justificatives y afférentes et ce quelle qu'en soit la forme, papier ou tableur.

Cas des professionnels de santé

Du fait de la nature particulière de leur activité, les professionnels de santé peuvent rencontrer des difficultés à présenter un fichier des écritures comptables conforme.

 Deux situations appellent des commentaires particuliers.

  • Logiciel de patientèle gérant l’intégralité des recettes et des dépenses
    Un logiciel de patientèle qui gère l’intégralité des recettes et des dépenses du cabinet doit être en mesure de produire un fichier des écritures comptables. L’Administration considère que les difficultés qui pourraient être rencontrées relèvent de la relation commerciale entre le professionnel et son fournisseur. Aucune dérogation n’est donc prévue pour les professionnels de santé.
  • Logiciel de patientèle produisant uniquement un état des recettes mensuelles 
    La doctrine administrative prévoit que si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées. Dès lors que le logiciel de patientèle est un logiciel métier, les montants globalisés de recettes pourront être globalisés dans le fichier des écritures comptables.

Tolérance pour les auto-entrepreneurs

Les auto-entrepreneurs sont dispensés de présenter un fichier des écritures comptables lorsqu’ils tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

Le Conseil ARAPL​

L’utilisation d’une comptabilité informatisée requiert donc de respecter de manière impérative un grand nombre d’obligations. Seules quelques exceptions concerneront les professionnels de santé ainsi que les auto-entrepreneurs. Face à ces problématiques et pour permettre aux adhérents de disposer d’outils fiables et en parfaite conformité avec les textes, le réseau des ARAPL encourage le recours à l’expert-comptable. Un rôle complémentaire et additionnel aux nôtres et qui sera en mesure de garantir cette force probante. Par ailleurs, pour optimiser cette collaboration, l’ARAPL conseille l’utilisation d’un  applicatif comptable. Le réseau des ARAPL  développe et propose désormais, à ce titre, sa propre solution. Une simple démonstration et vous serez conquis !

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